Reclamele clinicii aduc cereri, dar câte se transformă în programări?

„Reclamele nu aduc pacienți.” Asta ne‑a spus managerul unei clinici pentru care am adus aproape 100 de leaduri într‑o lună, la un cost foarte bun, într‑o nișă competitivă.

Din perspectiva campaniilor, rezultatele erau bune, raportate la buget și la context. Existau persoane care văzuseră reclamele și făcuseră următorul pas – au cerut informații sau chiar programare.

Managerul evalua însă rezultatele prin ceea ce vedea în clinică. Avea nevoie de pacienți programați, iar raportul nostru arăta cereri. Ca să înțelegem ce funcționa și ce trebuia îmbunătățit, aveam nevoie să legăm aceste informații.

Ce se întâmplă după ce cineva completează formularul?

Am început cu câteva întrebări: câte solicitări au fost preluate? Câte persoane s‑au programat? Câte aveau nevoie de explicații suplimentare? Câte ceruseră să fie contactate mai târziu?

Aici, imaginea nu mai era la fel de clară.

O cerere poate avea mai multe continuări. Cineva întreabă despre preț și vrea timp să se gândească. Altcineva caută un anumit medic, disponibil doar peste câteva săptămâni. O persoană nu răspunde la primul apel, iar alta ar putea veni doar într‑un interval în care nu există locuri libere.

Toate apar inițial în raportul de marketing drept cereri. Dar fiecare situație cere un pas diferit și spune altceva despre posibilitatea de a ajunge la o programare.

Fără această evidență, ajungem să discutăm despre rezultate pornind de la informații incomplete.

Cine contactează leadurile și unde intervine agenția?

Contactarea leadurilor rămâne în grija echipei clinicii. Este firesc: echipa are acces la programul medicilor, poate oferi detalii despre servicii și poate stabili programările.

Noi, ca agenție, avem nevoie de feedback despre aceste solicitări pentru a putea evalua și îmbunătăți campaniile. Numărul cererilor și costul lor ne arată o parte din rezultat. Ce se întâmplă după primul contact ne ajută să înțelegem calitatea lor.

Putem ajuta la organizarea și urmărirea acestui parcurs, astfel încât clinica și agenția să lucreze cu o imagine comună. Pentru asta am creat Lead Desk.

Cum ajută Lead Desk la urmărirea cererilor

În Lead Desk, fiecare solicitare poate avea un responsabil, un status și un pas următor. Putem urmări sursa cererii, dacă persoana a fost contactată, dacă s‑a programat sau dacă trebuie revenit la o anumită dată.

De exemplu, „a cerut să revenim luna viitoare” devine o acțiune cu termen. „Nu a răspuns” rămâne o solicitare de urmărit, cu un responsabil care știe că mai are un pas de făcut.

Putem păstra și motivul pentru care o cerere nu s‑a transformat în programare:

• prețul depășește bugetul persoanei;
• ⁠intervalele disponibile nu se potrivesc;
• ⁠serviciul solicitat nu este oferit de clinică;
• persoana a amânat decizia;
• ⁠nu am reușit să o contactăm.

Această evidență ajută echipa să urmărească solicitările și îi oferă managerului o imagine mai clară asupra rezultatelor: câte cereri au devenit programări, câte sunt încă în discuție și unde apar dificultăți.

Utilitatea ei depinde, desigur, și de actualizarea informațiilor. De aceea, stabilim de la început cine preia cererile, ce statusuri folosim și ce informații merită păstrate.

Ce învățăm din aceste informații pentru campaniile de marketing

Pentru noi, motivele din spatele unei programări sau ale unei cereri nefinalizate sunt feedback pentru campanii.

Dacă un serviciu aduce solicitări care se transformă în programări, avem un argument mai bun pentru alocarea bugetului. Iar dacă există interes, dar programul disponibil nu permite preluarea lui, discutăm campaniile și în funcție de capacitatea clinicii.

Așa putem lua decizii bazate pe ce se întâmplă efectiv după reclamă.

Înainte să creștem bugetul, merită să urmărim cererile existente

Aproape 100 de leaduri într‑o lună pot reprezenta un rezultat bun de marketing, ținând cont de cost, buget și competitivitatea nișei. Pentru a înțelege ce au adus efectiv clinicii, trebuie să vedem câte au devenit programări și ce s‑a întâmplat cu celelalte.

Uneori avem de îmbunătățit campaniile. Alteori trebuie clarificate informațiile din ofertă sau organizată mai bine revenirea către persoanele interesate. Fără o evidență comună, este greu să știm unde să intervenim.

Metodologia Story Seeker folosește Lead Desk, instrumental propriu, special creat pentru a face mai clară legătura dintre cererile generate de marketing și rezultatele urmărite de clinică.

Dacă primiți solicitări din reclame, dar nu puteți urmări ușor ce se întâmplă cu ele, scrieți‑ne. Pornim de la felul în care lucrează echipa voastră și vedem cum poate ajuta Lead Desk.